こんにちは、いちもくです。
毎日仕事に追われて、疲れ果てていませんか？
残業ばかりでプライベートの時間が取れない、新しいスキルを学ぶ時間もない…と感じている方は、もしかしたら「ムダ作業」の沼にハマっているのかもしれません。
DXやAI導入もいいけれど、もっと簡単に、すぐにできる効率化があるんです！
「無くせる会社のムダ作業100個まとめてみた」は、そんなあなたの悩みを解決する、まさに「仕事のお助け本」。
この本を読めば、明日からあなたの仕事は劇的に変わります！
本書の要点
1. 属人化を防ぐ「業務棚卸表」のススメ
業務内容と所要時間を明確にし、誰でも再現できる状態にすることで、チームの力が高まります。
2. クラウドでファイル管理の混乱をゼロにする
ファイルの添付漏れやバージョン管理の混乱を防ぎ、チーム全体の作業効率をアップさせます。
3. FAQで「同じ質問に何度も答えるムダ」をカット
同じ質問に何度も答えるのは非効率です。
繰り返しを減らし、時間とエネルギーを節約する工夫が重要です。
本書の要約
本書は、会社に根付いた“なんとなくの習慣”や“当たり前になっているやり方”を問い直すところから始まります。
デジタル化やAI導入の前に、まずは目の前のムダを見直そうという姿勢が貫かれています。
ここでは、特に重要な3つの視点について詳しく解説していきます。
属人化を防ぐ「業務棚卸表」のススメ
属人化とは、「あの作業は○○さんしかできない」といった状態を指します。
この状況では、担当者が休むと業務が止まるだけでなく、他の人が代わろうとしても何をどうすればいいか分かりません。
本書では、これを解決するための方法として「業務棚卸表」の作成を提案しています。
たとえば、「請求処理」なら、大分類は「経理業務」、中分類は「月次請求」、小分類は「請求書発行・確認・送付」などです。
使うファイルやツール、かかる時間まで記録しておきます。
こうすることで、誰でも再現可能な業務マニュアルに変わります。
一見地味な作業ですが、業務の流れが可視化され、ムダも見えてきます。
何より、属人化を脱してチームの生産性が高まります。
クラウドでファイル管理の混乱をゼロにする
メールで送られた添付ファイル、保存場所がバラバラなフォルダ、どれが最新版か分からないExcel――これらはすべて“ムダ作業”の温床です。
本書では、こうした問題をクラウドツールで解決する方法を紹介しています。
たとえばGoogleドライブやDropboxなどのクラウドストレージを活用すれば、チーム全員が同じファイルをリアルタイムで共有できます。
過去のバージョンも簡単に遡れるので、「最新版はどれ？」と探す時間も不要になります。
また、ファイル名の付け方やフォルダ構成をルール化することで、さらに作業効率が上がります。
システム導入よりもまず、こうした“運用の見直し”がムダを減らす鍵だと気づかされます。
FAQで「同じ質問に何度も答えるムダ」をカット
社内の新人から、顧客から、あるいは他部署から――毎日のように繰り返される質問。
答えるたびに時間が奪われ、集中力も削られていきます。
このムダを減らすには、「FAQ（よくある質問集）」を作って共有するのが効果的です。
本書では、よくある問い合わせ内容をあらかじめまとめ、誰でも参照できる状態にしておくことをすすめています。
形式もシンプルで問題ありません。
「質問→答え」を箇条書きにした一覧で十分です。
Googleドキュメントにまとめて社内チャットに固定しておけば、それだけで「聞かれる→答える」の手間が激減します。
「ムダを減らす」と聞くと難しそうに感じるかもしれませんが、実は“よくある面倒”に対してシンプルに仕組みを作るだけで、大きな効果が出ます。
さいごに
『無くせる会社のムダ作業100個まとめてみた』は、日々の業務を効率化するための具体的な方法を詳述しています。
DXやAIといった最新技術の導入に焦点を当てる前に、まずは目の前にある「ムダ」を見直すことが、最初の一歩です。
難しい専門知識は必要ありません。
既存のツールを少し工夫して使うだけで、職場の効率化は実現可能です。
ムダ作業から解放された時間を使って、さらに生産的な活動を行える環境を整えましょう。
本書を手に取り、昨日より少しだけラクな仕事環境を手に入れてみませんか？
それじゃ、またね。
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