こんにちは、いちもくです。
時間に追われる毎日を送っていませんか？
締め切り直前になって焦ったり、夜遅くまで残業したりする日々は、もう終わりにしましょう。
時間は追われるものではなく、追いかけるもの。
この記事では、必要以上の時間をかけることなく、仕事をサクサク進めるためのテクニックをご紹介します。
この記事の要点
1.パーキンソンの法則を理解し、時間を味方につける
時間に余裕があると、仕事量が無駄に拡大してしまう。
2.ポモドーロ・テクニックで集中力を高める
短時間での集中と休息を繰り返し、効率を高める。
3適切な見積もりと計画で、締め切りに追われない仕事術を身につける
具体的なプロセスと時間を見積もり、現実的な計画を立てる。
テクニック1：パーキンソンの法則を味方につける
「締め切りまでまだ時間があるから、後でやればいい」
こう考えて後回しにした経験はありませんか？
実は、これが締め切り直前の追い込みを生む原因となっています。
「仕事量は、与えられた時間をすべて満たすまで拡大する」。
これはイギリスの歴史・政治学者シリル・ノースコート・パーキンソンが提唱した法則です。
例えば、締め切りが1週間後の仕事があるとします。
その仕事自体は3日で終わるものだったとしても、余裕があると感じるとダラダラと時間を使ってしまい、結果的に締め切りギリギリまでかかってしまうことがあります。
この法則を逆手に取り、あえて締め切りを前倒しに設定することで、時間の無駄を防ぎます。
たとえば、「実際の締め切りよりも2日前を目標にする」ことで、仕事のスピードを上げることができます。
これにより、余計な修正作業や焦りを回避できるのです。
テクニック2：ポモドーロ・テクニックで集中力を最大化
ポモドーロ・テクニックとは、25分の作業時間と5分の休憩を1セットとする時間管理法です。
イタリア語で「トマト」を意味する「ポモドーロ」という名前は、考案者が使用していたトマト型のキッチンタイマーに由来します。
具体的な手順は以下の通りです。
- タイマーを25分にセット
- その時間内は集中して1つのタスクに取り組む
- タイマーが鳴ったら5分休憩
- これを4回繰り返したら、15〜30分の長めの休憩を取る
このテクニックの魅力は、「25分なら頑張れる」という心理的なハードルの低さです。
また、休憩時間が明確に設定されているため、集中力を維持しやすいというメリットもあります。
テクニック3：適切な見積もりと計画で締め切りをコントロール
締め切りに追われないためには、仕事を終えるまでのプロセスと、各工程でかかる時間について、適切な「見積もり」を行うことが重要です。
以下のポイントを意識しましょう。
1. 仕事の全体像を把握する
- 目的は何か
- 最終的なアウトプットはどうあるべきか
- 必要な作業工程は何か
2. 時間の見積もりを行う
- 各工程にかかる時間を具体的に数値化
- 予備の時間も考慮に入れる
- 過去の類似案件を参考にする
3. 依頼者との認識合わせ
- 目的とゴールイメージの共有
- スケジュールの確認
- 必要に応じて期限の調整を依頼
見積もりの結果、締め切りまでに完了が難しいと判断した場合は、きっぱりと断ることも重要です。
無理な仕事を引き受けることは、あなたにもクライアントにもメリットがありません。
さいごに
仕事を前倒しで進めるためには、時間の使い方を意識し、効率的な進め方を習慣化することが大切です。
- パーキンソンの法則を利用し、締め切りを前倒しに設定する。
- ポモドーロ・テクニックで短時間集中を徹底する。
- 仕事の見積もりをしっかり行い、無理のないスケジュールを立てる。
この3つのテクニックを実践すれば、締め切りに追われるストレスから解放され、余裕を持って仕事を進めることができます。
今日から少しずつ取り入れてみてはいかがでしょうか？
それじゃ、またね。
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