こんにちは、いちもくです。
家庭でも職場でも、必要な書類は毎日どんどん増えていくと思いませんか？
家庭であれば、学校のプリントや取扱説明書、領収書など。
職場であれば、見積書や回覧文書、プレゼン資料など。
次々と手元に届く書類は、その都度取捨選択して整理し、管理する必要があります。
書類の整理に欠かせないのが、ファイル。
サイズの異なるレシートや領収書をまとめるのに便利な「仕分け用ポケット付き」ファイルや、図面の収納に便利な「フラップ式」ファイルなど、用途に応じた様々なファイルがあります。
あなたがもしも書類整理がうまくできていないのであれば、ファイルの選び方が間違っている可能性があります。
そこで今回は、書類整理用ファイルの選び方と、おすすめ商品を紹介していきます。
それぞれのファイルの特徴と、それぞれに適した使い方が分かれば、今までとは見違えるくらい収納上手になれること間違いありません。
書類整理用ファイルにはどんな種類がある？
さまざまな書類整理用ファイルが販売されていますが、形状によって大きく3種類に分けることができます。
簿冊式ファイル
背表紙のあるバインダーに綴じるタイプです。
用紙に穴をあけ、金具やひもを使ってファイリングします。
一度ファイリングしておけば、ノートのように1枚ずつめくって見ることができるのが魅力。
ファイルの素材がしっかりしているものが多いため、書類の長期保存におすすめです。
バーティカルファイル
書類を挟むだけのシンプルなファイリング方法。
出すのもしまうのも簡単なので、頻繁に取り出す機会の多い書類のファイリングに最適です。
ボックスファイル
たくさんの書類を収納できるファイル。
何十枚もある資料や、分厚い取扱説明書などをファイリングしたいときにおすすめです。
レターケースであれば、引き出しやトレイに書類を寝かせた状態で重ねていきます。
段ごとに分類してインデックスしておけば、たくさんの書類をジャンル分けして収納できます。
書類整理用ファイルの選び方
書類サイズに合わせて選ぶ
書類整理用ファイルは、定番のA4サイズからB5サイズ、A4を3つ折りして補完するための長3封筒サイズなど、さまざまなサイズが用意されています。
同じA4サイズでも、A4の書類がぴったり入るサイズと、A4サイズのクリアケースも余裕で収納できる大き目サイズもあります。
少し大きめのサイズを選んでおけば、書類をクリアケースに入れたまま収納できて便利ですが、机の引き出しやカバンに入らないこともあるので注意が必要です。
書類の取り出しやすさで選ぶ
書類を収納する上で大切なのは、必要な時にサッと取り出せるかどうかではないでしょうか。
いざ必要な時に取り出しずらい、目当ての書類が見つからないとなると、整理しているとは言えません。
そのためファイルを選ぶ際は、書類の取り出しやすさや探しやすさも考慮しておく必要があります。
ファスナー式
サッと開閉できて便利なのが、ファスナー式のファイル。
商品によっては、カバンの中に入れたまま、書類を出し入れすることも可能です。
スナップボタン式
フタをボタンでしっかり閉じることができるタイプ。
たくさんの書類を入れても、ファイルから零れ落ちてしまう心配がありません。
ゴムバンド式
スナップボタン式のファイルよりも、たくさんの書類を収納できるのが魅力のゴムバンド式ファイル。
ファイルが膨れ上がるくらいたくさんの書類を入れた状態でも、しっかりとホールドしてくれます。
ポケット数で選ぶ
用途に合わせて適切な収納ポケット数を選べば、格段に使いやすくなります。
たとえば、請求書や領収書などを整理する場合は、1月から12月までの月別に整理できるポケット数が用意されているファイルを選ぶのがおすすめ。
ほかにも、曜日ごとに仕分けしたいのであれば、6～7ポケットあれば便利。
教科別や顧客別など、用途に合わせたポケット数を選ぶことで、見やすく分類・収納することができます。
おすすめの書類整理用ファイル
コクヨ ドキュメントファイル ノビータ フ-NV970W
| サイズ | A4（ヨコ型） |
| 収納枚数 | 300枚 |
| ポケット数 | 12 |
| サイズ | 高さ256×幅339×背幅20～40㎜ |
ひとつひとつのポケットが大きく開くので、欲しい書類をパッと見つけやすいドキュメントファイル。
開きたいポケットのみを大きく開くことができる構造なので、書類の出し入れがしやすくなっています。
背幅が伸縮するので、スペースを無駄なく効率的に収容可能。
フタが折り返ししやすいので、書類を出し入れする際邪魔になりません。
キングジム ドキュメントファイル TOFFY A4 2273TF
| サイズ | A4（ヨコ型） |
| 収納枚数 | 260枚 |
| ポケット数 | 13 |
| サイズ | 高さ330×幅240×背幅33㎜ |
Toffy(トフィー)とは、英語で “砂糖やバターなどを煮詰めた飴菓子” という意味。
かわいらしさを大切にする女性のためのカラーバリエーション全5色が用意されています。
アコーディオン式のポケットだから見やすく、仕分けしやすいドキュメントファイル。
丈夫なつくりなので、長期間使用しても形が崩れてへたることはありません。
セキセイ ドキュメントスタンド A4 ヨコ WOODS STYLE WDS-8700
| サイズ | A4（ヨコ型） |
| ポケット数 | 13 |
| サイズ | 高さ236×幅330×背幅20～300㎜ |
PP製の丈夫なボックスファイル。
温かみのある空間を演出する、木目調の収納スタンドです。
12仕切り13ポケット仕様で、書類の収納量に合わせて伸縮可能。
A4クリアファイルがそのまま入るワイドサイズなので、書類をキレイな状態で保存できます。
ナカバヤシ ファイルボックス なげこみBOX F7 8分類 フボI-F7
| サイズ | A4（ヨコ型） |
| 収納枚数 | 2,880枚 |
| ポケット数 | 8 |
| サイズ | 高さ237×幅329×背幅335㎜ |
ポリプロピレン製のボックスの中に、8冊のペーパーファイルがセットされたファイルボックス。
1冊のペーパーファイルには360枚のコピー用紙が収納でき、最大で2,880枚ものコピー用紙を収納できます。
A4サイズの用紙だけでなく、雑誌の切り抜きやパンフレットなどを分類整理するのにも便利。
ペーパーファイルに牛乳パック等の古紙再生板紙を使用しているので、環境に優しく優しい色合いとなっています。
キングジム ドキュメントファイル サンドイット 2582クレ
| サイズ | A4（ヨコ型） |
| 収納枚数 | 250枚 |
| ポケット数 | 1 |
| サイズ | 高さ240×幅332×背幅9㎜ |
書類などを投げ入れるだけで簡単にファイリングでき、ゴムの伸縮で最適な厚さになるドキュメントホルダー。
書類だけでなく、クリアーホルダーや厚みのある小冊子も収納できます。
インデックスが2枚入っているため、収納物を大まかに分類することも可能。
最大でコピー用紙約250枚を収納することができます。
キングジム キングファイル A4 タテ 2475GXA
| サイズ | A4（ヨコ型） |
| 収納枚数 | 500枚 |
| サイズ | 高さ307×幅243×背幅66㎜ |
一般書類を大量に収納できる厚型ファイル「キングファイル」。
穴をあけてとじるタイプで、オフィスでの共有ファイルに最適です。
左右両開きで使い勝手抜群の「両開き式」のとじ具。
左右どちらからでも開閉できるので、書類の抜き差しが簡単です。
セキセイ ドキュメントファイル SSS-1212
| サイズ | A4 |
| 収納枚数 | 500枚 |
| サイズ | 高さ330×幅242×背幅28㎜ |
A4サイズ約21cm×30cmに対し、セキセイクリアファイルは24.1cm×33.1cmと少し大きめの設計。
A4サイズの書類を傷つけることなく収納でき、ルーズリーフも袋のまま入れることができます。
中は12の仕切りと13ポケットを用意。
書類が少ない場合はコンパクトに、たくさん入れたいときはアコーディオン式のポケットが広がりたっぷりと収納できます。
フタは外からパチンと止めるボタン式で、収納したものを傷つけません。
セキセイ ドキュメントスタンド アドワン レインボー A4タテ AD-2701
| サイズ | A4 |
| 収納枚数 | 270枚 |
| サイズ | 高さ320×幅255×背幅20～250㎜ |
カラフルな色別仕切りで、検索性に優れたドキュメントスタンド。
A4クリアーファィルがそのまま入る、ゆったりワイドな設計となっています。
12仕切、13ポケット仕様なので月次書類、帳票、取扱説明書等の分類や整理に最適。
付属のタイトルシールを使うと中身が一目でわかります。
コクヨ ファイル 個別フォルダー NEOS A4 A4P-NEF15X6C
| サイズ | A4 |
| 収納枚数 | 150枚 |
| サイズ | 高さ309×幅240×背幅15㎜ |
書類の保管だけでなく、デスクワークやモバイルワークも想定してデザインされたファイル。
3方向袋とじの形状なので、立てて保管しても持ち運んでも中の書類がこぼれ落ちにくくなっています。
15㎜のマチがついているので、書類と一緒にクリヤーホルダーも収容可能。
PP(ポリプロピレン樹脂)製なので、丈夫で破れにくくなっています。
書類整理のコツ
普段から書類を整理する習慣を心がけておけば、仕事の効率化や生産性の向上につながります。
書類整理のコツは、
- 捨てる
- 仕分ける
の2つ。
書類整理のポイントさえ押さえておけば、スマートに仕事をこなせるようになります。
不要な書類は思い切って捨てる
書類整理で大切なポイントは「要らない書類はすぐに捨てる」ことです。
書類を保管できるスペースは限られているため、要らない書類を溜め込むと無駄なスペースを取ったり、書類を管理しにくくなったりします。
必要な書類が要らない書類に紛れてしまい、いざというときにすぐに見つからないという事態にもなりかねません。
すでに終わった仕事の書類や保管期限の過ぎた書類、電子化した書類などは早めに処分しましょう。
要らなくなったらすぐにシュレッダーする癖をつけたり、定期的に保管物を見直すルールを設けたりして、こまめに管理するのがコツです。
緊急度・重要度に合わせて書類を仕分ける
書類をひとまとめにして管理するのではなく、ルールを設けて分類するのも大切です。
たとえば、ひと口に書類といっても、緊急度別や重要度別に仕分けられるはずです。
同じグループに仕分けてファイリングすれば、書類を管理しやすくなります。
さらに、ファイルにインデックスをつけると中身が判別しやすくなります。
書類を探す時間や手間も省け、業務の効率化につながります。
さいごに
家庭でも職場でも、必要な書類は毎日どんどん増えていくと思いませんか？
家庭であれば、学校のプリントや取扱説明書、領収書など。
職場であれば、見積書や回覧文書、プレゼン資料など。
次々と手元に届く書類は、その都度取捨選択して整理し、管理する必要があります。
書類の整理に欠かせないのが、ファイル。
サイズの異なるレシートや領収書をまとめるのに便利な「仕分け用ポケット付き」ファイルや、図面の収納に便利な「フラップ式」ファイルなど、用途に応じた様々なファイルがあります。
あなたがもしも書類整理がうまくできていないのであれば、ファイルの選び方が間違っている可能性があります。
それぞれのファイルの特徴と、それぞれに適した使い方が分かれば、今までとは見違えるくらい収納上手になれること間違いありませんよ。
それじゃ、またね。
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