こんにちは、いちもくです。
僕は普段、商社で営業マネジメントの仕事をしています。
今日、職場に掛かってきた電話を新入社員応対していたのですが、そのやり取りが少々気になってしまいました。
「はい・・・、分かりました・・・。ええ、結構です」
「・・・そうですか、はい結構です」
電話が終わった途端、早速先輩社員から注意を受けていました。
「結構です」という表現は、肯定にも否定にも捉えられる表現。
ほかにも、「大丈夫です」なんて言われた場合も、相手はOKなのかNOなのか判断に困ることが多い気がします。
こうした言葉は、便利なのでついつい使ってしまいがち。
でも、ビジネスの現場では誤解を招いてしまうことにもなりかねない、危険な表現です。
ビジネスシーンでは、あいまい表現は避けるべき
日本語には、あいまいな言い回しがたくさんあります。
「結構です」「大丈夫です」のように、肯定とも否定とも受け止められる言葉以外にも、
「少し多めに準備しておいてください」
「早めに回答します」
といった言い回しも使われがちです。
「少し多め」と言われても、具体的にどの程度増やせばいいのか分かりません。
「早めに」とは、果たして今日のことなのかそれとも明日のことなのか。
期限が分からないので、締め切りギリギリになってから慌てることにもなりかねません。
こうしたあいまいな表現は、ビジネスシーンで使うとトラブルの元です。
あいまい表現を聞いた方は、自分に有利な方に受け取ってしまいます。
あいまいな言葉を使うことで、「言った」「言わない」などのトラブルが起こりやすくなります。
具体性のない言葉も危険
- 「前向きに検討します」
- 「精一杯努力します」
- 「善処します」
- 「改善に努めます」
こうした言葉も、ビジネスシーンでよく耳にしがちです。
でも、こうした言葉には、まったく具体性がありません。
その場しのぎのために具体性のない言葉を使っても、誠意が感じられないばかりか、回答をごまかしているように受け取られてしまいます。
「前向きに検討します」
「前向きに検討します」と発言する人は、果たして本当に「前向き」に検討しているのでしょうか？
本当は「後ろ向きに考えている」場面で使っている人は多そうな気がします。
「精一杯努力します」
「精一杯」とは、持っている力のすべてを出すこと、力のかぎりという意味です。
持っている力のすべてを出すほど努力しなければならない状況は、そうそうあるとは思えません。
そもそも、普段の業務の中で「持っている力のすべてを出すほど努力しなければならない状態」を作り出してはいけないのではないでしょうか。
普段から仕事を段取り良く進めていれば、力のかぎり努力しなければならない状況には追い込まれないはずです。
「善処します」
「善処」とは、「適切に取り計らうこと」です。
「善処します」と言った後、その人は本当に「適切に取り計らって」いると思いますか？
案外、放置されているような気がします。
「改善に努めます」
この言葉から、具体性が一切感じられません。
「いつまでに、誰が、何を、どう」改善するのか、すべてあいまいです。
言葉を行動につなげる
具体性のない言葉は、誠意が感じられないばかりか、ごまかしているように受け取られることが多くあります。
言葉はその場しのぎの道具として使うのではなく、行動につなげるためのきっかけにしなければいけません。
具体性のない言葉を発しているときは、思考が停止している状態。
その場を取り繕っているだけで、現実から逃げているのかもしれません。
「あいまい表現」を「明確な表現」に変える
肯定にも否定にも捉えられがちな「あいまい表現」。
あいまいな表現を意識して使わないようにすれば、言葉が説得力を持ち、相手に気持ちが伝わりやすくなります。
たとえば、
「少し多めに準備しておいてください」というあいまい表現も、
- いつまでに
- どこに
- 何を
- どうすればいいのか
という項目を盛り込むことで、明確な指示に生まれ変わります。
「明日の会議資料、今日の午前中までに10部印刷して、私のところまで持ってきておいてください」
と言えば、期限や数を具体的に指示することができます。
更に
「明日の会議資料、人数が2人増えるかもしれないから、今日の午前中までに10部印刷して、私のところまで持ってきておいてください」
といった形で、多めに用意しなければならない理由も伝えれば、より明確な指示になり、間違いが少なくなるはずです。
真摯で誠実な言葉が、人の心を動かす
その場を取り繕うだけの「逃げ言葉」は、指示や命令を受けた際に使いがちです。
本気で指示や命令、目標に取り組もうとするならば、言葉に具体的な数字や期限、内容を盛り込んでみるのがおすすめ。
「改善に努めます」
ではなく
「来週までに指摘された箇所を修正します」
のように、期限を盛り込むだけで具体的になり、行動につなげやすくなります。
ビジネスの場面では、発言には常に行動が伴わなければいけません。
あいまいな表現をなくしていくことで、徐々に周囲の信頼も勝ち取ることができるはずです。
それじゃ、またね。
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