やあ、いちもくだよ。
僕は営業の仕事をしているんだけど、今日職場で、新入社員が掛かってきた電話の応対をしているのが気になったんだ。
「はい・・・、分かりました・・・。ええ、結構です」
「・・・そうですか、はい結構です」
電話が終わってから、早速先輩社員から注意を受けていたよ。
「結構です」という表現は、肯定の意味にも否定の意味にも使える表現だからね。
同じように「大丈夫です」と言われた場合も、相手はOKなのかNOなのか判断に困ることがあると思うんだ。
こうした言葉は、便利だからついつい使ってしまいがちだけど、ビジネスの現場では誤解を招いてしまうことにもなりかねないからね。
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ビジネスシーンでは、あいまい表現は避けるべき
日本語には、あいまいな言い回しがたくさんあるんだ。
「結構です」「大丈夫です」のような、肯定とも否定とも受け止められる言葉以外にも、
「少し多めに準備しておいてください」
「早めに回答します」
といった言い回しもよく使われるよね。
「少し多め」と言われても、具体的にどの程度増やせばいいのかよく分からないんだ。
「早めに」とは、果たして今日のことなのかそれとも明日なのか、期限が分からないから、聞いている方はモヤモヤしてしまうんじゃないかな。
こうしたあいまいな表現は、ビジネスシーンではトラブルの元だよ。
あいまい表現を聞いた方は、自分に有利な方に受け取ってしまいがちだからね。
あいまいな言葉を使い続けると、「言った」「言わない」などのトラブルが起こりやすくなるんだ。
具体性のない言葉も危険
- 「前向きに検討します」
- 「精一杯努力します」
- 「善処します」
- 「改善に努めます」
こうした言葉も、ビジネスシーンでよく耳にするんだ。
でも、こうした言葉には、まったく具体性がないんだよね。
その場しのぎのために具体性のない言葉を使っても、誠意が感じられないばかりか、ごまかしているように受け取られる場合があるんだ。
「前向きに検討します」
この言葉を発するのは、本当は「後ろ向きに考えている」場面でなんじゃないかな。
心から「前向き」に物事と向き合っているわけではない気がするんだよね。
「精一杯努力します」
「精一杯」とは、持っている力のすべてを出すこと、力のかぎりという意味なんだ。
持っている力のすべてを出すほど努力しなければならない状況は、そうそうあるとは思えないし、あってはならない気がするんだよね。
普段から真摯に仕事に向き合っていれば、力のかぎり努力しなければならない状況には追い込まれないと思うよ。
「善処します」
「善処」とは、「適切に取り計らうこと」なんだ。
「善処します」と言った後、その人は本当に「適切に取り計らって」いるのか、疑問だけどね。
案外、放置されたままになっていることも多い気がするんだ。
「改善に努めます」
この言葉には、具体的な思考が一切ない気がするんだ。
「いつまでに、誰が、何を、どう」改善するのか、全然伝わってこないんだよね。
言葉を行動につなげる
具体性のない言葉は、誠意が感じられないばかりか、ごまかしているように受け取られる場合があると思うよ。
言葉をその場しのぎの道具として使うのではなく、行動につなげるためのきっかけにする必要があるんじゃないんかな。
具体性のない言葉を発しているときは、思考が停止している状態。
その場を取り繕っているだけで、現実から逃げているのかもしれないね。
「あいまい表現」を「明確な表現」に変える
肯定にも否定にも捉えられがちな「あいまい表現」。
これを使わないだけで、言葉が説得力を持ち、明確に相手に伝わるようになるんだ。
たとえば、
「少し多めに準備しておいてください」というあいまい表現も、
- いつまでに
- どこに
- 何を
- どうすればいいのか
を盛り込むことで、明確な指示になるんだよね。
「明日の会議資料、今日の午前中までに10部印刷して、私のところまで持ってきておいてください」
と言えば、期限や数を具体的に指示することができるんだ。
更に
「明日の会議資料、人数が2人増えるかもしれないから、今日の午前中までに10部印刷して、私のところまで持ってきておいてください」
といった形で、多めに用意しなければならない理由も伝えれば、より明確な指示になり、間違いが少なくなるんだよね。
指示はあまりクドくなりすぎないよう、単純かつ明快である必要があるだろうね。
真摯で誠実な言葉が、人の心を動かす
その場を取り繕うだけの「逃げ言葉」は、指示や命令を受けた際に使いがちな言葉なんだ。
本気で指示や命令、目標に取り組もうとするならば、言葉に具体的な数字や期限、内容を盛り込んでみるのがいいだろうね。
「改善に努めます」
ではなく
「来週までに指摘された箇所を修正します」
のように、期限を盛り込むだけで具体的になり、行動につなげやすくなるからね。
ビジネスの場面では、言うからには行動が伴わなければいけないんだ。
具体的で真摯な言葉を発すれば、人の心も動かしやすくなるよ。
じゃ、またね。
